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Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13 DS-GVO   Verarbeitung personenbezogener Daten von Interessenten-, Kunden- und Geschäftspartnerdaten

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher

PROSIS GmbH

Rinnberg 25
85296 Rohrbach

Tel: 08458 33 30 - 0; Fax: 08458 33 30 - 9899; E-Mail: info@prosis.de

 

Kontaktdaten des/ der Datenschutzbeauftragten

Carl-Benz-Ring 4 - 6
85080 Gaimersheim

Tel: 08458 33 30 - 893; Fax: 08458 33 30 - 9899; E-Mail: dsb@prosis.de

 

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese?

Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Vertragsanbahnung, des Vertragsabschlusses bzw. zur Vertragserfüllung, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder aufgrund Ihrer Einwilligung von Ihnen erhalten haben. Zu den personenbezogenen Daten zählen:

  • Bei Kunden und Interessenten:
    z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Fax), IT-Nutzungsdaten (z.B. User-ID, Rollen, Berechtigungen, Login-Zeiten, Rechnername, IP-Adresse, GID, etc.) sowie Bankdaten.
  • Bei Geschäftspartnern und Lieferanten:
    z. B. die Bezeichnung der rechtsgeschäftlichen Vertreter, Firma, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-ldNr., Betriebsnummer, Adresse, Ansprechpartner-Kontaktdaten (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Fax) sowie Bankdaten.

Darüber hinaus verarbeiten wir bspw. auch folgende sonstige personenbezogene Daten:

  • Informationen über Art und Inhalt von Vertragsdaten, Auftragsdaten, Umsatz- und Belegdaten, Kunden- und Lieferantenhistorie sowie Beratungsunterlagen,
  • Vertriebsdaten,
  • sonstige Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z. B. in Kundengesprächen) erhalten,
  • Daten, die wir aus Stamm- / Kontaktdaten sowie sonstigen Daten selbst generieren, wie z. B. mittels Kundenbedarfs- und Kundenpotentialanalysen,
  • Fotoaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen

 

3. Für welche Zwecke verarbeiten wir die Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung

  • zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)
  • zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO), z. B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO)
  • zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO), z. B. Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Führen einer Kundendatenbank zur Verbesserung des Kundenservice, im Rahmen der Rechtsverfolgung, Zusendung von nicht-absatzfördernden Informationen und Pressemitteilungen
  • im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO), z. B. Veröffentlichung von Fotos, Gewinnspiele, Kontaktformular, etc.

Abweichend von den oben genannten Zwecken und Rechtsgrundlagen, dürfen wir Ihre Daten ohne vorherige Informationspflicht für andere Zwecke (Zweckänderung) verarbeiten, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • eine andere Rechtsgrundlage erlaubt die Zweckänderung ohne Informationspflicht,
  • es liegt Ihre ausdrückliche Einwilligung vor oder
  • es handelt sich um anonymisierte Daten.

 

4. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die weitere Kontaktaufnahme bzw. Durchführung und Abwicklung eines Vertragsverhältnisses erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und folglich beenden müssen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter bzw. gesetzlich nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.

5. Wer erhält meine Daten?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an die jeweiligen Stellen, welche Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung benötigen sowie an externe Geschäftspartner und Kunden, soweit dies zur Anbahnung, Erfüllung oder Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist oder im Rahmen des berechtigten Interesses des Verantwortlichen liegt.
 
Von uns beauftragte Auftragsverarbeiter erhalten Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese sind z. B. IT- Dienstleister und Hosting-Provider, die wir für den Betrieb und die Sicherheit unserer IT-Systeme benötigen.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie zur Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Maßgeblich hierfür ist die Dauer des bestehenden Vertrages sowie gegebenenfalls darüber hinaus bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO). Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu 30 Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
 
Unter bestimmten Umständen müssen Ihre Daten auch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn im Zusammenhang mit einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren ein sog. Legal Hold oder Litigation Hold (d. h. ein Verbot der Datenlöschung für die Dauer des Verfahrens) angeordnet wird.
 
Im Falle einer Rechtsstreitigkeit, bei denen die Daten als Beweis dienen, werden Ihre Daten bis zur Beendigung dieser verarbeitet.

7. Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?

Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten findet nicht statt und ist auch nicht in Planung.

8. Welche Rechte habe ich?

8.1. Auskunftsrecht
Sie haben gem. Art. 15 DS-GVO jederzeit das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, zu welchen Zweck, wer Ihre Daten erhält und wie lange wir Ihre Daten speichern.
 
Ihr Auskunftsrecht besteht unabhängig von der vorliegenden Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können das Auskunftsrecht in angemessenen Abständen geltend machen.
 
Ihr Auskunftsrecht kann eingeschränkt sein, z. B. soweit durch die Auskunft Informationen offenbaren würde, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen.
 
8.2. Recht auf Berichtigung und Löschung:
Haben wir unrichtige Angaben von Ihnen gespeichert, können Sie verlangen, dass wir diese unverzüglich berichtigen und unvollständige Angaben ergänzen (Art. 16 DS-GVO).
 
Sie können die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unsererseits verlangen, wenn die Voraussetzungen in Art. 17 DS-GVO gegeben sind, insbesondere wenn die Angaben über Ihre Person für die Zwecke ihrer Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, Sie eine Einwilligung widerrufen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Das gleiche Recht steht Ihnen zu, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet haben. Diese Rechte sind nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO eingeschränkt, insbesondere solange wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
 
8.3.  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO können Sie auch die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere solange Sie die Richtigkeit der personen-bezogenen Daten bestreiten und wir diese überprüfen.

8..4. Widerspruchsrecht:
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund von berechtigten Interessen oder im öffentlichen Interesse verarbeiten, haben Sie das Recht nach Art. 21 DS-GVO, der Verarbeitung Ihrer Daten aus persönlichen Gründen zu widersprechen.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, gehen wir grundsätzlich davon aus, dass wir zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, werden jedoch selbstverständlich jeden Einzelfall prüfen.
 
Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Es sei denn,
wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen oder
Ihre personenbezogenen Daten dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
 
Ausübung des Widerspruchsrechts 
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen.
 
8.5. Recht auf Datenübertragbarkeit: 
Sie haben das Recht gem. Art. 20 DS-GVO, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln. Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
 
8.6. Recht auf Widerruf der Einwilligung: 
Sie haben das Recht, Ihre gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.
 
8.7. Beschwerderecht
Sie haben das Recht gem. Art. 77 DS-GVO – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere einer Aufsichtsbehörde in Deutschland, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt.
 
Die Kontaktdaten des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (BayLDA) lauten:
Promenade 27, 91522 Ansbach, Tel. 0981 53 1300, Fax: 0981 53 98 1300, poststelle@lda.bayern.de.

Version 1.3 vom 16.03.2021